Компанией ООО «Центр «ФОРВАРД» завершены работы по проектированию, созданию и внедрению Системы электронного документооборота в компании ООО «СК «РУСВЬЕТПЕТРО», согласно установленным срокам и заявленному качеству.

ООО "СК "РУСВЬЕТПЕТРО" зарегистрировано в Реестре организаций нефтедобывающей промышленности. Структура компании является распределенной: офис в г. Москва, офис в Ненецком автономном округе г. Нарьян-Мар, офис в Республике Коми г. Усинск и промысловые площадки в Ненецком автономном округе. Специфика структуры и деятельности организации учтенная при формировании требований к системе электронного документооборота заключается в ведении и обработке специальных видов документов таких как отчет материально ответственного лица, унификация процессов создания, согласования и обработки документов вне зависимости от территориальной принадлежности пользователей.

Заказчиком были поставлены перед проектом следующие цели:

• Сокращение сроков обработки документов.
• Повышение оперативности получения необходимой информации.
• Увеличение прозрачности бизнес-процессов.
• Унификация процессов и регламентов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов на бумажном носителе и в электронном виде.
• Автоматизация процесса согласования договорной документации Заказчика в соответствии с заданными маршрутами.
• Автоматизация процесса формирования, согласования и контроля поручений.
• Упорядочение работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей.
• Сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.
• Интеграция с корпоративными системами Заказчика в целях создания замкнутого контура обмена информацией.

Какие работы были проведены в ходе проекта:

• Проведено обследование бизнес-процессов заказчика. Составлены Отчет об обследовании, Техническое задание на внедрение модулей: «Делопроизводство», «Контроль поручений», Техническое задание на внедрение модулей: «Согласование договоров», «Электронное хранилище»,
• Разработаны методологические и регламентирующие документы: Методика ведения договорного документооборота, Методика ведения электронного документооборота, Регламент подготовки, регистрации, обработки служебных записок, Регламент обработки, регистрации, передачи на рассмотрение и исполнение входящих документов, Регламент подготовки, регистрации и отправки исходящих документов, Регламент подготовки, согласования, подписания, регистрации приказов и распоряжений, Регламент о согласовании, введении в действие, хранении внутренних нормативных документов, Регламент формирования дел в текущем делопроизводстве, оперативного хранения и комплектования архивного фонда документов, Регламент подготовки, проведения совещаний и осуществления контроля исполнения решений, принимаемых на совещаниях, Регламент осуществления контроля исполнения поручений.
• Сформировано предложение по взаимодействию систем СОК-КСУ НСИ-СЭД и разработано Техническое задание на интеграцию системы электронного документооборота со смежными системами
• Доработана конфигурация 1С: Документооборот в соответствии с утвержденными Техническими заданиями на внедрение модулей: «Делопроизводство», «Контроль поручений», «Согласование договоров», «Электронное хранилище»,
• Разработаны инструкции пользователей: Обучающие материалы. Инструкция по созданию и обработки входящих документов. Инструкция по созданию и обработки исходящих документов. Инструкция подготовки и обработки приказов и распоряжений. Инструкция подготовки и обработки служебных записок. Инструкция подготовки и обработки договоров/дополнительных соглашений. Инструкция подготовки Отчета материально-ответственного лица. Инструкция по согласованию документов в системе электронного документооборота. Инструкция по выполнению поручений по резолюции 1-го уровня. Инструкция по контролю исполнения поручения по резолюции 1-го уровня. Инструкция по организации архивного хранения. Инструкция по формированию и контролю протоколов. Инструкция по созданию запроса в техническую поддержку, заявки на замещение/делегирование. Инструкция по созданию ПТК.

Результаты проекта:

• Унифицированные процессы и регламенты подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов на бумажном носителе и в электронном виде;
• Возможность согласования, контроля и формирования поручений;
• Возможность согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
• Упорядоченную работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.)
• Сокращение времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• Замкнутый контур обмена информацией в поддержку процессов финансово-экономического блока.

Система электронного документооборота запущена в промышленную эксплуатацию с 31.12.2015 года. На данный момент, осуществляется сопровождение и развитие системы в рамках договора на сопровождение.

В который раз, опытная и слаженная команда ООО «Центр «ФОРВАРД» доказала компетентность и эффективность своей работы, что подтверждает официальный отзыв, оставленный нашим довольным клиентом ООО «СК «РУСВЬЕТПЕТРО».