Центр автоматизации бизнеса "ФОРВАРД"
Сертификация качества
Саратов: +7(8452) 24-77-86 Москва: +7(499) 649-55-05
Победитель конкурса Проект года!

Услуги

Автоматизаия

 

Реальная автоматизация включает в себя процессы, которые рождаются внутри компании, а не продиктованы внешними факторами — автоматизация, связанная с развитием и ростом эффективности бизнеса. Как правило, применяется на предприятиях любого уровня (от крупных до мелких).

По статистике реальная автоматизация окупает себя в первые 3 месяца запуска на предприятии!

Все внимание будет направлено строго на решение ключевых задач, напрямую связанных с ростом и развитием бизнеса, что позволит получить быстрый эффект от автоматизации.

Специалисты ООО «Центр «ФОРВАРД» помогут подобрать дополнительные инструменты для автоматизации индивидуальных процессов Вашей организации, облегчить выполнение рутинных задач, подберут способы сокращения издержек и получения большой прибыли.

Зачастую в нашу компанию обращаются клиенты с пониманием необходимости в автоматизации их бизнес-процессов, но без четкого представления как это должно быть. Как правило. Это компании, не обладающие своими собственными ресурсами для выявления задач, требующих автоматизации. Специалисты компании ООО «Центр «ФОРВАРД» прошли обучение и сертификацию по разработанной фирмой технологии работы в подобных ситуациях, что помогает:

  • определять в каких именно процессах поможет автоматизация,
  • подбирать решения и настраивать их под специфику вашей компании,
  • обучать эффективно работать в системе 1С:Предприятие.

Если вы задумывались о необходимости автоматизации, но не знаете с чего начать, напишите   hline@centrab.ru или позвоните нам:

  • Саратов: +7(8452) 24-77-86,
  • Москва: +7(499) 649-55-05.

Специалистов Центров реальной автоматизации в шутку называют «реальными кабанами» за их способность решать самые сложные задачи, поэтому символом Центров реальной автоматизации стал дикий кабан.


Примеры реальной автоматизации:

ООО «Зарубежнефть – добыча Самара», город Самара

Мы вели внутренний документооборот с помощью бумаг и программы Excel, что было очень неудобно, трудозатратно и, самое главное, долго. К тому же бумаг было столько, что в них можно было затеряться. А когда бухгалтерия пыталась найти какой-нибудь определённый документ, его надо было очень долго искать. Помощник бухгалтера мог потратить на эту процедуру чуть ли не целый день. А иногда документ вообще не находился.

Так не могло больше продолжаться, и мы решили внедрить Систему Электронного Документооборота, с чем нам и помогли специалисты из «Центр «ФОРВАРД».

Благодаря этому проекту, наша компания должна была решить определённые задачи, такие как:

  1. Возможность согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
  2. Упорядочить работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версии или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счёт решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
  3. Сокращение времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.

Также у нашей компании были определённые требования по данным работам, которые сотрудники «Центр «ФОРВАРД» с успехом выполнили.

Требования были разделены по пунктам.

  1. Общие требования к системе.

Одно из таких требований включало в себя создание в Системе Электронного Документооборота следующих подсистем:

  • автоматизированного согласования договоров;
  • автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводство);
  • автоматизации контроля исполнения поручений;
  • электронный архив.
  1. Требования к ИТ архитектуре.

В качестве платформы для внедрения Системы Электронного Документооборота нами было выбрано программное обеспечение «1С: Документооборот 8 КОРП». Реализованные модули, с помощью компании «Центр «ФОРВАРД»:

  • Модуль «согласование договоров»;
  • Модуль «Делопроизводство»;
  • Модуль «Контроль поручений»;
  • Модуль «Электронный архив».
  1. Далее у нас имелись требования к данным:

Мы хотели, чтобы в Системе Электронного Документооборота обрабатывалась следующая информация:

  • договорные документы (договоры, дополнительные соглашения, приложения);
  • документы в рамках делопроизводства (служебные, пояснительные, информационные записки, входящие и исходящие документы, приказы, письма, распоряжения, протоколы, планы, политики, положения, регламенты, инструкции и методики).

Чего мы добились в результате данного проекта?

Специалистами «Центр «ФОРВАРД» была разработана и внедрена в эксплуатацию автоматизированная система документооборота, которая позволила нам:

  • Унифицировать процессы обработки документов делопроизводства;
  • Автоматизировать процесс согласования договорной документации;
  • Автоматизировать процесс формирования и контроля поручений;
  • Повысить оперативность получения информации;
  • Автоматизировать полый цикл работы с документами от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечении срока хранения;
  • Создать замкнутый контур обмена информацией за счёт интеграции с существующими системами организации.

В результате внедрения и адаптации данной системы было автоматизировано – 36 рабочих мест.

Оценка внедренной информационной системы (по 5-бальной шкале):

  • Соответствия потребностям организации — 5
  • Удобство работы с программой — 5
  • Качество работы партнёра «1С» — 5.

Стоит отметить, что увеличилась скорость согласования документов, стало проще формировать и контролировать поручения, повысилась оперативность получения информации.


ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга»

До автоматизации документооборота:

Раньше документооборот в части делопроизводства и согласования условий договоров вёлся в бумажном виде. Объединение корпоративных систем (КСУ НСИ, ЕУС, АСБУ) отсутствовало. Это очень затрудняло оперативный обмен данными.

Нашим сотрудникам приходилось созваниваться между собой по несколько раз в день, чтобы узнать номер нового договора в бумажном реестре, обсудить какие-то нюансы в предмете договора и т.д. Это всех только раздражало и отвлекало от выполнения более важных задач. Согласование одного договора могло происходить до недели.

Наконец-то руководство решило поменять текущее положение дел и мы обратились в компанию ООО «Центр «ФОРВАРД»  для внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП».

Цели нашего проекта:

Для начала мы определили основные задачи внедрения:

  • Возможность согласования договорной документации, а также исходящей корреспонденции, служебных и докладных записок в соответствии с заданными маршрутами;
  • Упорядочить работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счёт решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
  • Обеспечение учета и контроля исполнения поручений на различных уровнях;
  • Сокращение времени поиска нужной информации и суммарно время коллективной обработки документов.

Прилагались также требования к документам и процессам, реализации связей между документами, их регистрации и согласованию. К слову сказать, все эти требования специалисты компании «Центр «ФОРВАРД» успешно воплотили.

По окончанию данного проекта специалисты «Центр «ФОРВАРД» реализовали следующие задачи:

  • Установлено и настроено программное обеспечение на сервере приложений и клиентских станциях нашей организации, обеспечено его бесперебойное функционирование;
  • Разработаны инструкции пользователей, обучены ключевые сотрудники нашей организации для работы с программными решениями;
  • СЭД запущен в промышленную эксплуатацию;
  • Реализован механизм обмена данными между КСУ НСИ и смежными системами: СЭД, ЕУС оператора, ЗУП;
  • Оказана расширенная техническая и методическая поддержка пользователей в части работы с системами СЭД и КСУ НСИ.

Конкретно в результате внедрения системы СЭД наша компания получила:

  • Возможность согласования договорной документации и исходящей корреспонденции, служебных и докладных записок в соответствии с заданными маршрутами;
  • Упорядоченную работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
  • Обеспечение учета и контроля исполнения поручений на различных уровнях;
  • Заметно сократилось время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.

Всего автоматизировано 360 рабочих мест. Из них 230 – в г.Москва ООО «ЗАРУБЕЖНЕФТЬ – добыча Харьяга», 50 — Филиал ООО «ЗАРУБЕЖНЕФТЬ — добыча Харьяга» в Республике Коми, 80 — удаленные рабочие места, обеспечивающие складской учет на промысле, Республика Коми.

Оценка внедренной информационной системы (по 5-бальной шкале):

  • Соответствия потребностям организации — 5
  • Удобство работы с программой — 5
  • Качество работы партнёра «1С» — 5.

Помимо быстроты и оперативности, в ведении внутреннего документооборота мы получили высокоорганизованную систему, позволяющую одновременно работать с одним и тем же документом. Для нас это было приорететно, особенно в сравнении с теми длительными процессами, которые велись до этого неделями, а то и несколькими месяцами. Это первое, что отметили наши сотрудники после внедрения и адаптации СЭД!

Наша компания благодарна коллективу ООО «Центр «ФОРВАРД» за грамотно выполненную установку и настройку программного продукта, оказание консультаций на профессиональном уровне.

Обратитесь к нашему специалисту

Ваше имя (обязательно)

Ваш E-Mail (обязательно)

Тема

Сообщение

×